Durante o recesso acadêmico, as três bibliotecas que integram o Sistema de Bibliotecas (SIBi) da Universidade Federal do Norte do Tocantins (UFNT) realizam o inventário anual de seus acervos físicos. Ao todo, aproximadamente 121 mil itens passam por conferência detalhada, incluindo livros, monografias, dissertações, teses, periódicos, materiais em mídia (CDs e DVDs) e exemplares em braile.
O inventário tem como principal objetivo identificar possíveis perdas ou extravios, possibilitando a elaboração de um relatório patrimonial completo. A iniciativa é essencial para assegurar a transparência na gestão dos bens públicos, uma vez que grande parte do acervo foi adquirida por meio de investimentos públicos diretos. A partir dos dados levantados, a gestão pode planejar ações que reduzam perdas e fortaleçam a preservação do patrimônio.
Metodologia e organização
A realização do inventário durante o recesso acadêmico é estratégica. Com as unidades fechadas ao público, as equipes conseguem executar o trabalho com maior precisão, organização e tranquilidade.
O processo segue etapas previamente definidas. Inicialmente, é constituída uma Comissão de Inventário, formada por todos os servidores lotados nas bibliotecas e oficialmente designada por portaria.
Antes da conferência propriamente dita, as equipes realizam a preparação do acervo, organizando rigorosamente os materiais nas estantes conforme critérios de classificação, cutter, edição ou volume e número de exemplar. Itens que ainda estão em processamento técnico também são incluídos nessa etapa.
Na fase de execução, os inventariantes recebem treinamento específico para utilização das ferramentas tecnológicas. A conferência é feita com leitores de código de barras, que permitem comparar a presença física dos itens com os registros do acervo completo armazenados em nuvem, garantindo maior agilidade e confiabilidade ao processo.
Resultados e conscientização
Ao final do inventário, são emitidos relatórios que apresentam o quantitativo de itens extraviados e o impacto financeiro das perdas registradas no período.
Mais do que um procedimento administrativo, o inventário cumpre também um papel educativo. Os dados obtidos subsidiam ações de sensibilização junto à comunidade acadêmica, incentivando estudantes e professores a colaborarem com a conservação e devolução adequada dos materiais, contribuindo para a manutenção e o fortalecimento do patrimônio físico das bibliotecas da UFNT.